コピー機・複合機を導入するお客様必見！初めての複合機特集

初めての複合機を導入する上で分からないことはございませんか？
株式会社ドリームオフィスでは、複合機を初めて設置するお客様のための解説ページを作成いたしました！
お客様にとって初めてのことだらけで、ご不明な点がたくさんあると思いますので、是非複合機導入のご検討の参考にご活用ください。

複合機の導入に関して、お客様から良くご質問される内容をまとめています。

OA機器を一台に集約した複合機

改めて「複合機とはなんぞや？」ということですが、業務用複合機を簡単に説明すると「プリンタ、スキャナ、コピー、FAXが1台に集約したOA機器」ということです。

一昔前までは、コピー機、スキャナー、プリンタ、FAX等はそれぞれの機器に分かれていて、メンテナンスも管理も各機バラバラ、設置場所もそれぞれに確保しなければなりませんでした。
特にコピー機は占有スペースが他の機器に比べて大きく、狭い場所にはなかなか置けない等のデメリットがありました。

しかし、現在のコピー機は複合機として生まれ変わり、「オフィスで必要な業務を1台に集約、メンテナンスや物件の管理を容易にし、必要なスペースも複合機1台分のみ」となったため、昨今の社会環境に非常に適したOA機器と言えます。

標準機能に付随した追加機能

ただ単にコピー、スキャン、プリントアウト、FAXが使えるわけではありません。
最近の複合機には、それぞれに追加機能が備わっており、どれも業務効率を上げる性能があります。

複合機で出来る追加機能の一部を、下の表に記載しています。

このほかにも便利な機能が搭載されています。

ペーパーレス化でさらにコスト削減

更に複合機に搭載されている「ペーパーレス機能」を用いることで、受信したFAXを紙に出さずにメールやサーバーに保存したり、PDFデータ等をパソコンから直接FAXとして送ることも可能です。
これにより、トナーカートリッジやコピー用紙を節約することができ、コスト削減にも結び付きます。

「複合機」は業務効率が上がる優れたOA機器

業務用複合機は、今やオフィスに欠かせないOA機器となっております。
詳しい機能や性能について確認したい場合は、是非株式会社ドリームオフィスまでお気軽にご連絡ください。

複合機を初めて導入する上でまず悩んでしまうのが、「どのような契約方法があるのか？」ということでしょう。
大まかに分けると、「リース契約」と「現金の一括購入」の二通りになります。
それぞれに特徴がありますので、契約方法にお悩みのお客様は是非ご確認ください。

リース契約について

リース契約を簡単に説明しますと、「リース会社がお客様の代わりに複合機を購入し、その物件代金を月々のリース料金として支払う」形式です。

レンタルと違って新品の複合機を導入することが可能で、初期費用も抑えられるため、予め大きな予算を確保しておく必要がありません。

また、固定資産税などの面倒事務処理はリース会社が行ってくれたり、月々のライニングコストが分かりやすい等のメリットもあります。

注意点としては、一度リース契約を結ぶと原則途中解約はできないことと、一括購入よりも総額は高くなること、契約前にリース会社による審査があることです。

リース契約の詳しい内容については、複合機のリース契約の仕組みをご覧ください。

現金の一括購入について

現金の一括購入のメリットとしては、まず所有権は購入したお客様になりますので、契約期間等に縛られず物件の譲渡や売却が可能となります。

費用については、導入時にある程度まとまった予算が必要となりますが、支払う総額についてはリース契約よりも安く済みます。

また、30万円未満かつ一定の条件を満たした場合、「少額減価償却資産の特例」に当てはまりますので、全額を損金算入することができます。

リース契約と一括購入の比較表

リース契約と現金購入の違いを表にまとめてみました。

結局リース契約と一括購入どちらが良いか？

リース契約と現金購入の特徴についてはご理解いただけたかと思いますが、結局どちらが良いかということに関しては、お客様のご状況によって最適解が異なります。

例えば「あまり予算が確保できていないが、複合機を導入したい」のであれば、リース契約による導入が候補として挙がります。

また、「ずっと使い続けたい」「総額はできるだけ安く導入したい」「価格を抑えて全額を損金算入にしたい」というご希望であれば、現金購入での設置をオススメいたします。

コスト削減の要！カウンター料金について

複合機を導入する時に必ずと言って良いほど耳にするカウンター料金（保守）という言葉について、解説していきます。

カウンター料金とカウンター保守とは？

カウンター料金とは、コンビニエンスストアに設置されているコピー機のように「モノクロ〇円、カラー〇円」を支払う仕組みのことです。

カウンター保守とも呼ばれ、毎月印刷した枚数に応じて金額が提示され、カウンター料金を支払うことでトナーカートリッジ代やメンテナンス費用等は無料となります。

また、カウンター料金には基本料金が設定されており、カウンター料金の合計が基本料金を上回った（印刷枚数が多かった）場合はカウンター料金が請求され、逆に基本料金が上回った（印刷枚数が少なかった）場合は、基本料金が請求される形になります。

カウンター料金はメーカーや機種、さらに設置場所の住所によっても変動します。

カウンター料金の目安

カウンター料金の相場については、下図が目安となります。

その他、毎月の印刷枚数によっても異なり、枚数が多ければ多いほど、カウンター料金も安くなるのが一般的です。

カウンター料金のメリット

カウンター料金のメリットとしては、まずトナーカートリッジの費用がかからないことです。
トナーカートリッジは消耗品ですので、複合機を使用していく中で必ず交換が必要となります。

家庭用のインクジェット機とは違って価格もかなり高額となりますが、カウンター料金であれば無料で交換用のトナーカートリッジが届くのは嬉しいですね。

もう一つは万が一の場合のメンテナンス費用も無償となる点です。
定期的なメンテナンスや予期せぬ障害が発生した場合でも、保守員が無償で修理対応いたします。

カウンター料金とリース料金はまったくの別物

ここで気を付けておきたいのは、毎月支払うものと勘違いしてしまいがちですが、「カウンター料金とリース料金は似ているようでまったくの別物」ということです。

カウンター料金は複合機を設置した後に「印刷枚数に応じて変動するメーカーに支払う料金」ですが、リース料金は「複合機本体の代金としてリース会社に支払う定額の料金」ですので、混同しないように注意が必要となります。

最安のカウンター料金をご提供！

カウンター料金については、複合機の導入を検討中のお客様からお問い合わせをいただき、御見積書を作成したあとでなければお出しすることが出来ません。

これはメーカー側による調整が必要なためであり、お電話口ではお伝えすることができません。

ただ、弊社ではカウンター料金をかなりお安くお出しすることができますので、カウンター保守の複合機をお探しの場合は、お気軽に株式会社ドリームオフィスまでお問い合わせください！

意外と大事！対応できる用紙サイズ

業務用の複合機を選ぶ上で意外と重要となってくるのが、対応する用紙サイズです。

業務の中で製図や資料作成時にA3用紙を頻繁に使うのであれば、しっかりとA3に対応している複合機を選ばなければなりません。

業務用複合機の主流は4段タイプ

複合機のメーカーや機種によって異なりますが、用紙カセットが4つ搭載された4段タイプが主流であり、どの販売店もメインで販売を行っています。

用紙カセットにはA3、A4、B4、B5等様々な用紙をセットすることができて、印刷時には複合機側が自動でサイズを認識し、適切な用紙で印刷を行います。

他にはA3とA4のみを使うお客様用に2段タイプの複合機、または卓上に置ける1段タイプの複合機もあり、お客様のニーズに合わせた設置も可能となっています。

手差しトレイによるはがき・封筒印刷も可能

業務用の複合機には普通紙をセットできる用紙カセットの他に、異なるサイズの用紙を印刷できる手差しトレイが備え付けられています。

はがきや封筒等、通常サイズではない物をセットしての印刷が可能で、特に郵送物の発送が多いオフィスで活躍します。

もちろん、普通のA4、A3用紙を手差しトレイにセットして印刷することもできます。

更に大きいサイズは大判複合機

A3よりもさらに大きいA2、A1、A0の用紙を使いたい場合は、通常の業務用複合機では対応しきれませんので、大判複合機を導入する必要があります。

大判複合機は特殊な印刷機となりますので、取り扱っている業者も少なく購入金額もかなり上がってしまいますので、注意が必要です。

まずはA3対応複合機で検討！

総合的に考えますと、通常の事務作業を行う上では、A3まで使える複合機を導入するのが機能面からみてもベストです。
A3対応機を選んだ上で卓上にするか4段タイプにするか、業務内容や設置スペース等を加味してご検討いただくと良いでしょう。

本体価格も変わる！月間の印刷枚数について

販売業者が提示する複合機の価格は、月間印刷枚数も影響することをご存知ですか？

なぜ月間印刷枚数が影響するのか、また月間印刷枚数の確認方法についてご説明いたします。

複合機の価格は、月間印刷枚数が鍵です。

月間印刷枚数とは、文字通り「1ヶ月に何枚印刷するか」ということですが、この月間印刷枚数がなぜ複合機の価格に影響するのでしょうか？

それは一ヶ月に印刷する枚数が多ければ多いほど、その印刷頻度に耐えうる性能と耐久性が必要となり、その分価格も上がるからです。

印刷速度が遅いと業務に支障をきたしてしまう可能性がありますし、耐久性も高くないと故障率に直結します。

逆に考えると、印刷頻度が少ない環境であれば、そこまで印刷速度が速い複合機は必要ではく、価格も抑えられるということです。

一ヶ月の印刷枚数の確認方法

それでは、ひと月の印刷枚数はどのように確認すれば良いでしょうか。

既にカウンター保守の複合機をご利用の場合は、毎月届くカウンター保守の通知にその月のカウンター数（印刷回数）が記載されていますので、そちらで確認が可能です。

初めて複合機を導入する場合は、一般的に販売されているA4コピー用紙で考えられます。
市販のコピー用紙は一束500枚入りですので、今後開始する業務の中でこの一束がひと月にどの位消費するか予想することで、大まかな枚数が算出できます。

ベストな分速機を検討しよう！

前述の通り、月間の印刷枚数に合った分速機を選んでいきましょう。

例えば、印刷頻度が少ないのに印刷速度が速い複合機を導入してもオーバースペックとなる可能性があり、余計な出費となり得ます。
印刷頻度に合わせた分速機を選ぶことで、コストを最小限に抑えた複合機を導入することができます。

ドリームオフィスでは、お客様に合った複合機の提案を行っておりますので、どの複合機を選べばよいか迷っていましたら、是非お気軽にお問い合わせください。

業務効率アップ！自動原稿送り装置について

最近の複合機には、便利な機能が豊富に搭載されていますが、特に業務効率を大幅にアップさせてくれるのが、自動原稿送り装置（Automatic Document Feeder）です。

自動原稿送り装置についてご説明いたします。

自動原稿送り装置は簡単手間いらず！

自動原稿送り装置は、主にコピーとスキャンを行う時に活躍します。

使い方も簡単で、書類を自動原稿送り装置にセットするだけで連続して内容を読み取り、コピーやPDFデータへの変換を行うことができます。

自動両面原稿送り装置（RADF）であれば、両面印刷された書類でもしっかりと両面読取りを行います。

一昔前までは、ガラス面の読み取り部分に1枚1枚セットしてはボタンを押す必要があり、手間と時間が必要でしたが、自動原稿送り装置が登場してからは、各段に業務スピードが上がり、現在の複合機では標準装備となっています。

自動原稿送り装置が使えない書類は、フラットベッドで読取り可能

使い勝手が良い自動原稿送り装置ですが、使用できない書類もございます。

厚手の書籍や製本された印刷物は、そのまま自動原稿送り装置にセットすることはできませんので、その場合は下のフラットベッド（ガラス面）での読取りとなります。

自動原稿送り装置とフラットベッドを上手に使い分けることで、あらゆる書類の読取りが可能となります。

複合機は業務効率アップの集合体

複合機は、自動原稿送り装置だけではなく、他にも業務効率がアップする性能が豊富に搭載されています。

複合機について詳しく確認したいお客様は、是非ドリームオフィスまでお気軽にご連絡ください。

大きさも重要！設置スペースについて

複合機を選ぶ上で意外と盲点となり得るのが、複合機の寸法です。
価格や性能が希望通りだったとしても、サイズが予想よりも大きくて設置できなかったというケースも少なくありません。

複合機の大きさ（寸法）について、ご説明いたします。

基本的な複合機のサイズとは？

一般的な業務用複合機の寸法は、どのメーカー・機種でもある程度同じ位の大きさに収まっていることが下記の数値で分かります。

ただし、手差しトレイの位置や自動原稿送り装置を開いた時の高さが異なるため、 占有スペースとしては少し広め（手差しトレイは+20cm、高さは+30㎝）に取っておく必要があります。

手差しトレイの位置に気を付ける

前述の通り、複合機にはそれぞれ手差しトレイ（メーカーによって名称が異なる）と呼ばれる給紙カセット以外のトレイがあります。
未使用時は本体に折りたたまれておりますが、使用時には20cmほどの空間が必要となります。

この手差しトレイの位置は、側面または前面等メーカーによって異なりますので、導入前にしっかりと確認しておきましょう。

狭いスペースなら卓上型複合機もアリ！

一般的な複合機と言えば、給紙カセットが4段タイプのやや高さのあるサイズが主流ですが、実は下の給紙カセットを取り除いた卓上型というタイプも存在します。

4段タイプだと設置スペースがないが、卓上型なら既存のテーブルの上に設置できる場合は、卓上型を選択したほうが良いでしょう。

性能や価格だけでなく、使用環境に合わせた複合機選びが重要です。

4段タイプか卓上タイプか迷ったら…

ドリームオフィスでは、設置スペースを確保できないお客様向けの卓上型複合機も取り扱っております。
4段タイプにするか卓上タイプにするかでお悩みなら、是非この機会にドリームオフィスまでご相談ください。

複合機のお問い合わせから納品について

弊社にて複合機のお問い合わせをいただき、実際に複合機を納品するまでの流れをご説明いたします。
これから複合機の導入をご検討のお客様のご参考になれば幸いです。

電話またはメールでお問い合わせ

フリーダイヤルまたはお問い合わせメールフォームよりお問い合わせください。
メールは1営業日以内に担当スタッフよりご連絡をさせていただきます。

詳細なヒアリング

詳細なお見積りをお出しするため、担当スタッフよりご連絡をさせていただきます。
ご契約や納品に関してご要望等がございましたら、ご遠慮なくお聞かせください。

お見積もりのご提案

ヒアリングした内容を基に、お客様に最適な機種やプランを御見積書としてご提案いたします。
ご不明点等については担当スタッフにご連絡ください。

ご契約（リース審査）

お見積もり内容にご納得いただけましたら、ご契約となります。
納品に向けて発注手配や設置日の決定を行います。
リース契約の場合は、リース会社による審査の手続きがございます。

商品の納品・設置

設置日当日は不備なく納品できるようお手配いたします。
※配送業者に手配を行っている関係上、当日や前日のキャンセルは承っておりませんのでご注意ください。

設置後のアフターフォロー

商品設置後も設定や不具合、ご不明点等に関して担当スタッフがフォローいたします。
メーカーとも連携し、早急な問題解決に努めます。

事前に準備！複合機設置で必要な物

複合機の導入が決まったら、いよいよ設置の準備段階に入りますが、設置当日までに準備しておく事項がいくつかあります。