複合機のペーパーレス化について
昨今では耳にする機会も増えてきた「ペーパーレス」という言葉。読んで字の如く「紙を出力しない方式」で複合機を利用する機能のことです。 書類や報告書等の様々な書類がデジタル化され、保存管理されるようになってきた流れに伴い、複合機もペーパーレスに対応した製品が増えてきています。 ペーパーレス機能の付いた複合機を導入することで、どのようなメリットがあるのかご紹介致します。
ペーパーレス機能の特徴
スキャナー機能で紙の書類をデータ化できるのはもちろん、FAX受信したデータを紙で出力せずPCやメールに転送したり、設定をすれば出先でも確認が出来るほか、FAXの送信についてもPC内から行うことが出来ます。
作業時間や手間の大幅な削減、柔軟な対応を可能にするペーパーレス複合機を導入することで、業務効率を大幅に上げることが出来ます。
ペーパーレス対応の複合機を導入するメリット
作業コスト削減
FAX受信・送信・確認の全ての作業が席を立たずにPC上で完結出来るため、作業時間や負担を減らすことが出来、業務の効率が大幅に上がります。
印刷コスト削減
紙を出力する方式で複合機を利用した場合、紙やトナー等の消耗品を使用します。
ペーパーレス方式をとればこれらの消耗品を使用しない為、コストを抑えることが出来ます。
また、不要になった書類の処理やかさばる紙類の保管場所も削減出来ます。
スピーディな情報管理、セキュリティ対策
書類をデータ化して保管することで、紛失や情報漏洩のリスクを減らすことが出来ます。
データとして保管することは、情報の確認や共有といった管理の面から見ても便利かつスムーズであり、テレワークや在宅勤務時でも簡単に資料の確認・共有が出来ます。
どこにいても迅速で柔軟な対応が可能
設定を行えば出先でもFAXの受信内容を簡単に確認することが出来るので、営業などで外出する機会が多い方でも、円滑に業務を進めることが出来ます。
環境にもやさしい
紙の削減は地球環境にも良いとされています。米国の調査会社RISIの資料では、日本人一人当たりの紙の消費量は世界でもトップクラスの年間200㎏だそうです。
ペーパーレス化で紙の削減を行うことで環境にも優しく、企業価値向上にも繋がります。
導入事例
①迅速な対応で受注につながった！
少人数で運営している為、事務所に誰もいないことも多いという建築関係のお仕事をされているお客様からのご相談。
FAXを受信しても確認するのが遅くなってしまうと悩んでいらっしゃいましたが、ペーパーレス対応の複合機をご導入頂き、出先でも受信したFAXにスムーズに対応することが出来るようになったおかげで『受注率があがった！』とのお声を頂きました。
②経費の大幅な削減が出来た！
書類のやり取りや印刷枚数がかなり多いお客様。すぐにトナーや紙が無くなってしまう上、かさばる書類の保管や不要になった書類の処理にお困りでした。
ペーパーレス対応の複合機を御導入頂き、『消耗品費の大幅な削減、書類管理の手間やコストがなくなった』ととても喜んで頂けました。
ペーパーレス対応の複合機はドリームオフィスまで！
弊社でも多数のペーパーレス機能対応複合機のお取扱いがございます。
お悩みごとやご相談を丁寧にヒアリングし、お客様にとって最適な製品をご提案致します。どんなに小さなご不明点でも、お気軽にご連絡・ご相談ください。