複合機を入れ替える理由とタイミングについて
突然ですが、今お使いのコピー機を入れ替えたいとお考えではありませんか？
今回は「複合機を入れ替える理由とタイミング」についてまとめましたので、もし入れ替えをご検討のお客様は、是非下記内容をご覧ください。
複合機を入れ替える理由
コピー機を入れ替える理由はさまざまです。会社にとって当てはまることがあったり、そういう考えもあるのか！と見方を変えてみたりと、色々な方向から考えてみてください。
リース契約の満了に合わせて入れ替える
複合機は精密機器なので、使用すればするほど劣化していきますし、突然故障して業務がストップしてしまうのも問題です。
一般的に複合機は、5,6年が交換時期の目安と言われています。
そのため、複合機のリース契約は6年が多いので、リース満了に合わせて新しい複合機を導入されることを考えます。
新しい機能が搭載された新機種の発売
受信したFAXをペーパーレス化する設定は今や主流になってきましたが、クラウドに対応できるといった複合機も増えてきました。
他にもモバイル端末との連携機能など、現代に欠かせないものと繋げることもできたりします。
今の会社の環境にあった機器を揃えるのは仕事の効率化もはかどり、とても重要なことですね。
コスト見直し
今の使っている複合機のカウンター料金が高いと感じたり、毎月のコストを少しでも削減したいとお考えの場合です。
カウンター料金はメーカーによって異なりますので、別のメーカーや機種に入れ替えることでランニングコストを抑えられるかもしれません。
また、印刷する枚数適切な機種を選択する際に重要です。
複合機を入れ替えるタイミング
複合機を入れ替えるタイミングは会社の状況によっても様々ですが、交換時期が予想できるものと突発的なものがございます。
リース満了時
リース契約が満了間近になると、リース会社から継続（再リース）するか否かの通知書が届きます。このタイミングで複合機を入れ替える方が多いですね。
リースが満了になっている頃には、複合機も経年劣化で不具合が生じる可能性が高くなっています。
そのため、満了のタイミングで新しい機種に入れ替えることで業務がより効率よく回ることが期待できます。
事務所開設・移転
新しく事務所を開設または移転時も、複合機を交換、あるいは新規で導入するタイミングとなります。
新しい事務所でも同じように業務をこなしたいという理由で、今まで使い慣れてきた機種と同じものが導入されやすい傾向にあります。
複合機の故障
複合機には耐用年数が5年と設けられていますが、精密機械でもありますので突然故障してしまうこともあります。
カウンター保守による修理も可能ですが、年数が経過しているのであれば複合機を交換してしまった方が良い場合（業務効率アップが見込める）もございます。
複合機の故障により業務が止まっていますので、早急な導入が必要です。
複合機にかかるコストについて
複合機は会社の使用環境によって、かかるコストも変わってきます。まずはカウンター方式とキット方式について説明します。
カウンター方式について
カウンター方式とは、毎月のカウンター料金（モノクロ1枚〇円、カラー1枚〇円）を支払うことで保守がつく方式であり、トナーも無料となります。
ベースとなる基本料金があり、基本料金よりカウンター料金が超える場合は、その超えた分の金額まで支払う必要があります。
例えば、基本料金が2,000円・モノクロが1円で、モノクロを月に2,200枚印刷した場合、超過したカウンター料金が適用（2,200円の支払い）となります。 逆に同条件でモノクロ印刷を月に1,000枚印刷した場合は、基本料金の2,000円が適用される仕組みです。
印刷枚数が少ない月もあるかと思いますが、平均的に2,000枚/月を印刷する環境であれば条件が合っていることになります。
単純に今お使いのメーカーよりもっと安いカウンター料金の複合機があるなら、そちらに乗り換えた方がお得になりますよね。
キット方式について
もし印刷枚数が少ない会社様であれば、上記とは別のキット方式の複合機がオススメとなります。
キット方式は、カウンター方式のような基本料金やカウンター料金がなく、消耗品であるトナーカートリッジを購入する形式です。 そのため、印刷が少ない月でも基本料金を支払う必要はなく、使った分だけ料金（トナー代）がかかるといった仕組みです。
ただし、印刷枚数が多いのにキット方式のコピー機を選ぶと、トナー代が嵩み、逆に高額となる可能性もありますので、月にどれくらい印刷をするかを把握することがとても重要となってきます。
印刷枚数の目安
新しく会社を立ち上げる方々にとって印刷枚数はピンとこないかもしれませんので、下記に目安を出してみました。
- ・1000枚/月は、20日稼働で毎日50枚印刷
- ・2000枚/月は、20日稼働で毎日100枚印刷
- ・5000枚/月は、20日稼働で毎日250枚印刷
- （A4サイズのコピー用紙1束は500枚）
必要書類がどれくらいあるかなどイメージして、この数字を参考にしてみてください。
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