富士フイルムのDocuWorksと電子帳簿保存法について
お客様のオフィスでは、紙で行っている業務はありませんか？
例えばPDFファイルをプリントアウトし、必要事項に記入・捺印後、スキャンしたデータをメールでお送りするといった作業。
または、紙でファイリングされた書類から、目的のページを探し出す作業など。
このような「紙ならではの作業」はどうしても時間やコストが発生してしまうので、とても勿体無いですよね。
富士フイルムが提供するDocuWorks（ドキュワークス）は、今までの「紙ならではの作業」をパソコン上でスムーズに処理できる便利なツールです。 DocuWorksを活用することで、時間短縮に繋がったり、生産性がアップ、ペーパーレス化によるコストカット等も期待できます。
また、2024年1月に改正される電子帳簿保存法の観点からも、利便性において非常にマッチしたツールとなります。
DocuWorksは便利機能が満載！
DocuWorksは、富士フイルムが提供している「オフィスソフトやイメージファイル等、様々な電子文書を編集・検索・管理・共有できるツール」です。 「紙の業務の無駄な時間やコストをなくし、生産性アップ・コストダウン」がコンセプトです。
PDFの直接編集でコストダウン＆効率アップ
DocuWorksは、パソコン上でPDFデータに文字やマーカー線、図形を書き込むことが可能です。 また、スタンプや印鑑を捺印することもできますので、わざわざ紙に印刷して記入や捺印をしたり、スキャンしてデータ化する作業は必要ありません。
PC内の仮想机「DocuWorks Desk」を使えば、PDFファイルをドラッグ&ドロップ等で楽にまとめたり分割したりすることも可能です。
多彩な検索機能で目的文書がすぐ見つかる
大量の資料を紙で保管している場合、目的のページを探し出すのには大変な労力と時間を要していました。 特に古い書類は保管場所や日付などは曖昧で合ったり不十分であったりすることも多く、書類の発見に余計時間がかかってしまいます。
DocuWorksなら「サムネイル表示で探す」「ファイル名で探す」「全文検索で探す」「作成した日付で探す」といった様々な検索方法で、目的のデータを瞬時に探し出します。 書類だった時に比べて格段に効率が上がり、時間の節約にも結び付いています。
様々な電子データを一括管理
取引先とのやり取りの中では、ExcelやPowerPoint、PDFや画像等様々な形式のデータが送られてきますが、これらをフォルダ毎に管理していくのも、なかなかの作業量ですよね。
DocuWorksなら、ExcelやPDF等の電子データをDocuWorksデータに変換することで、大小関係なくまとめたり分割したり、ひとまとめに管理することができます。 また、受信したFAXを確認したり、外出先でもDocuWorksを活用して業務が可能など、現在の社会環境に合ったツールです。
電子帳簿保存法にも適した電子データ管理ツール
DocuWorksは、電子帳簿保存法における運用方法としてもマッチしています。
電子帳簿の作成と管理
DocuWorksは、デジタル文書の作成や管理を支援するため、電子帳簿を作成し、整理・保存するのに適しています。 電子帳簿保存法に基づいて、安全かつ整合性のある形で帳簿を管理できます。
デジタル署名機能
電子帳簿保存法では、電子帳簿に対して適切な電子署名が求められる場合があります。 DocuWorksはデジタル署名機能を備えており、署名が本人のものか、署名後に修正や編集がされていないかを確認できます。
文書の検索とアクセス管理
電子データの検索可否は、電子帳簿保存法では重要です。 DocuWorksは文書の検索やアクセス管理をサポートしており、これにより電子帳簿の迅速な検索や適切な権限管理が行えます。
デジタル文書の保存と保存期間の管理
電子帳簿保存法では、デジタル文書の保存期間や保存形式に関する要件が定められています。 DocuWorksはこれkらの要件従いつつ、デジタル文書の適切な保存を支援します。
クラウド対応
DoccuWorksはカラウドサービスとも連携していますので、クラウド環境において電子帳簿を安全に保存し、必要な際にアクセスできる環境を提供できます。
OCR機能の利用
電子帳簿保存法においては、文書に含まれるテキストが検索可能であることが求められます。 DocuWorksのOCR（光学式文字認識）機能を利用することで、画像化された文書内のテキストを検索可能な形に変換できます。
電子帳簿保存法においては、デジタル文書の信頼性、完全性、検索可能性などが求められます。 DocuWorksは、これらの要件をサポートする機能を提供しており、企業や組織が電子帳簿の適切な管理を行うのに役立つツールのひとつとなり得ます。
富士フイルムの複合機とのDocuWorks
弊社で販売しております富士フイルムの複合機には、オプションとしてDocuWorksを追加することができます。 FAXが届いたときに自動的にDocuWorks内で受け取り、さらにDocuWorksから直接FAXを送ることも可能です。
これまで当たり前だった紙ベースでの作業を電子化することで、時間とコストのムダを省き、オフィスで働くお客様がよりクリエイティブな仕事に専念できる環境を構築していくお手伝いができればと考えております。
是非この機会に富士フイルムの複合機並びにDocuWorksのご導入をご検討ください。
